Fungujeme v době digitální. Projektové, výrobní, prodejní, ekonomické, manažerské a další informační systémy pomáhají firmám fungovat efektivněji. To je prostě fakt, který dnes už nikdo nezpochybňuje. Majitelé menších firem velmi často řeší tyto otázky:
- Máme si vybrat již existující řešení, anebo si necháme na míru naprogramovat vlastní?
- Který informační systém nebo online nástroj je pro naše potřeby nejvhodnější?
- Co nám to přinese a kolik nás to bude stát?
- Jak docílit, aby nový systém lidé aktivně využívali a majiteli firmy to usnadnilo život?
Vybrat existující řešení, nebo naprogramovat vlastní?
Zde je odpověď poměrně snadná. Jste-li menší firma a hledáte-li komplexnější firemní informační systém, který bude zahrnovat řízení projektů, sledování úkolů, pokročilejší evidenci zákazníků, obchodních případů, produktů a služeb, ale také ekonomickou stránku podnikání a spolupráci v týmu, je rozumější sáhnout po již existujícím řešení. Ano, budete za takové řešení muset dodavateli něco platit, ale většinou jde o pár stokorun za uživatele měsíčně. Kdybyste se dali cestou vývoje vlastního softwarového řešení, počítejte nejen se statisícovými částkami, ale také s tím, že navržení a zhotovení takového systému obvykle trvá i více než rok.
Pokud však hledáte pouze dílčí online nástroje, které vám usnadní konkrétní aktivity, můžete si buďto vybrat z nepřeberného množství již hotových řešení, z nichž některá jsou i zdarma, anebo si nechat naprogramovat na míru přesně to, co potřebujete. Menší firmy si často nechávají na míru naprogramovat různé automatizační nástroje, které jim umožní pracovat efektivněji, případně datová propojení pro online získávání či předávání dat.
Který systém či nástroj je nejvhodnější?
Zde už je hledání správné odpovědi poněkud složitější. Každá firma je přece jen trochu jiná a každý majitel má rozdílné představy o tom, jak správně a efektivně firmu řídit. Proto je nejlepší jít na to takzvaně od lesa, tedy definovat si, co jako majitel či manažer firmy vnímám jako nejdůležitější. A co je pro firmu a její úspěch nejdůležitější?
- Vědět, kam firma směřuje a s čím se musí na své cestě vypořádat.
- Mít přehled o zákaznících, zakázkách, projektech a úkolech.
- Mít přehled o ekonomice firmy, rentabilitě zákazníků, zakázek a projektů.
- Efektivně komunikovat, delegovat a spolupracovat v rámci firmy či jednotlivých týmů.
- Řídit firmu a dělat zásadnější rozhodnutí na základě informací, nikoliv na základě domněnek.
- Co lze automatizovat, svěřit robotům či chytrým funkcím systému.
- Mít informační systém, na který se můžete spolehnout.
Více než 2000 majitelů menších firem se rozhodlo pro český online informační systém Caflou. Také my díky Caflou snadněji řídíme firmu a efektivněji komunikujeme s našimi spolupracovníky, zákazníky a dodavateli.
Mezi spokojenými uživateli Caflou najdete malé i středně velké firmy z různých oborů, například: výroba nábytku, interiérová studia, výroba potravin, kovozpracující výroba, instalatérské služby, montáže technologických zařízení, revizní a servisní firmy, krejčovské dílny, architektonické a projektové ateliéry, vývojáři softwaru, dodavatelé výpočetní techniky, poskytovatelé IT služeb, obchodní firmy, e-shopy, stavební firmy, marketingové a reklamní agentury, tiskárny a produkční firmy, poradci v oblasti bezpečnosti práce a různé konzultační společnosti.
Na trhu jsou i další online systémy vhodné pro menší firmy. Jedním z nich je například Lamael, kterému z našeho pohledu chybí některé zásadní funkce důležité z pohledu řízení firmy, navíc je dražší, ale oproti Caflou se může pochlubit i jinými užitečnými funkcemi a možnostmi. Tvůrci systému Lamael připravili zajímavé srovnání jejich hlavních konkurentů.
Vyzkoušet Caflou zdarma >>>
Co nám to přinese a kolik nás to bude stát?
Přínosy zavedení komplexnějšího informačního systému v menší firmě spočívají především v tom, že informace budou snadno a kdykoliv online dostupné pro každého, kdo s nimi potřebuje pracovat, lidé budou efektivněji využívat svůj pracovní čas, snadněji spolupracovat v týmu, se zákazníky, dodavateli a dalšími externími partnery. Sníží se pravděpodobnost, že se na něco důležitého zapomene, že se něco nesplní. Díky transparentnosti se také zlepší odpovědnost přístupu jednotlivých pracovníků k zadaným úkolům. A především majitel firmy bude mít více klidu a méně stresu.
Když budete zvažovat pořízení nového informačního systému, je vhodné mít zmapované hlavní procesy ve firmě. Díky tomu budete schopni definovat, ve kterých procesech a kterým lidem informační systém bude sloužit, kdo a jak ho bude využívat. Podle toho si pak už snadno spočítáte, kolik vaši firmu bude využívání takového systému stát, protože měsíční poplatky se nejčastěji odvíjejí od počtu uživatelů.
Jak docílit, aby to firmě přineslo užitek?
Štěstí přeje připraveným! Správný výběr a úspěšné zavedení nového informačního systému do firmy je důležitý projekt. A nebojíme se říct, že do jisté míry se jedná o strategický projekt. Efektivní práce s daty a efektivní spolupráce jsou totiž (nejen) pro menší firmu strategicky důležitým tématem.
Když nepodceníte připravu, budete mít jasnou představu co od informačního systému očekáváte, vyzkoušíte si systém nanečisto v demo verzi, zapojíte včas do projektu implementace klíčové spolupracovníky a poskytnete všem uživatelům nezbytné proškolení, vaše šance na úspěch je velká.
Implementace nového informačního systému je pro firmu také skvělá příležitost k identifikaci změn, které povedou ke zvýšení efektivity celé firmy, zrychlení procesů, usnadnění práce, zlepšení služeb pro zákazníky apod. Využijte tedy tuto příležitost i ve vaší firmě! Pokud budete chtít s výběrem systému, přípravou či implementací pomoci, neváhejte se na nás obrátit. Rádi vás provedeme hlavními kroky a pomůžeme vám vyvarovat se nejčastějších chyb.
Vyzkoušet Caflou zdarma >>>